Fondsenwerving software: zo vindt u nieuwe financiers

Veel stichtingen en fondsen draaien op een handvol vaste financiers. Dat gaat goed, tot er één stopt. Nieuwe fondsen en subsidieregelingen zoeken kost veel tijd, en juist die tijd ontbreekt naast het gewone werk. Goede fondsenwerving software helpt u op twee manieren: u ziet hoe afhankelijk u bent van uw huidige financiers, en u vindt sneller nieuwe. In deze blog leest u hoe u dat aanpakt, met of zonder software, en hoe Pivio u daar sinds dit najaar bij helpt.

Afhankelijkheid van financiers: een risico dat u vaak te laat ziet

Een fonds dat al jaren geeft, voelt vertrouwd. Maar fondsen wijzigen hun beleid, kiezen nieuwe thema's of stoppen met een programma. Komt een groot deel van uw inkomsten van één financier, dan raakt zo'n besluit direct uw hulpverlening of uw projecten.

Het lastige is dat die afhankelijkheid zelden in één overzicht staat. Toezeggingen zitten in brieven, e-mails en spreadsheets. Pas bij de begroting of het jaarverslag ziet u hoe de verhoudingen liggen, en dan is er weinig tijd om bij te sturen.

Fondsenwerving voor uw stichting in vijf stappen

Deze aanpak werkt ook als u alles nog in Excel bijhoudt.

1. Zet uw financiers per jaar op een rij

Noteer per financier wat die de afgelopen vijf jaar heeft toegezegd. Reken uit welk deel van vorig jaar van uw grootste financier kwam. Is dat een groot deel van het totaal, dan weet u waar uw risico zit.

2. Onderscheid vaste en eenmalige gevers

Een fonds dat in drie van de vijf jaar gaf, vraagt een andere aanpak dan een fonds dat één keer bijdroeg. Vaste gevers houdt u betrokken met een goede verantwoording. Eenmalige gevers benadert u opnieuw met een concreet plan.

3. Plan uw volgende aanvragen

Veel fondsen werken met een jaarlijks ritme. Houd bij wanneer u voor het laatst bij een fonds aanvroeg en zet de volgende aanvraag ruim op tijd in uw planning.

4. Benader slapende financiers opnieuw

Fondsen die u vroeger steunden maar de laatste jaren niet meer, kennen uw organisatie al. Een nieuwe aanvraag bij hen is vaak kansrijker dan een aanvraag bij een fonds dat u nog nooit heeft gesproken.

5. Zoek gericht naar nieuwe fondsen en subsidies

Wie fondsen zoekt voor een stichting, begint bij de vraag wie vergelijkbare organisaties financiert. Kijk daarnaast naar thema, regio en werkwijze: geeft een fonds aan personen of aan organisaties, en neemt het nu aanvragen aan? Vergeet de overheid niet. Gemeenten, provincies en het Rijk hebben subsidieregelingen die bij uw doel kunnen passen. Controleer bij elke regeling de voorwaarden en de aanvraagperiode in de regeling zelf.

Wat fondsenwerving software toevoegt

Bovenstaande stappen zijn handwerk. U zoekt in losse registers, op websites van fondsen en bij overheden, en u houdt in een spreadsheet bij wat u vond. Software voor fondsenwerving brengt die informatie samen met de gegevens die u al heeft: uw fondsen, uw budgetten en uw toezeggingen. Zo ziet u in één scherm hoe u ervoor staat en waar uw kansen liggen.

Zo helpt Pivio u financiers vinden

Pivio is het online pakket voor stichtingen, fondsen, SUN-bureaus en gemeenten die hulpaanvragen afhandelen. Uw fondsen en fondsbudgetten staan er al in. Sinds dit najaar vindt u onder Fondsen ook een dashboard, de Financierszoeker, het Organisatieregister en de subsidieregelingen.

Het fondsendashboard: zie hoe afhankelijk u bent

Klikt u op Fondsen, dan opent het tabblad Dashboard. Bovenaan ziet u wat financiers vorig jaar hebben toegezegd, hoeveel financiers u heeft en welk deel van vorig jaar van uw grootste financier kwam, met de naam erbij. Daaronder staan onder meer de uitputting van uw actieve budgetten, de toezeggingen per jaar per financier, de aanvragen die eraan komen en uw slapende financiers.

Pivio leidt de relatie met elk fonds af uit uw fondsbudgetten: structureel, terugkerend, eenmalig of slapend. Gaf een fonds in twee of meer van de laatste jaren, dan toont Pivio wanneer u de volgende aanvraag kunt verwachten. Dat zijn de stappen 1 tot en met 4 hierboven, zonder rekenwerk.

De Financierszoeker: voorstellen met de reden erbij

In de Financierszoeker vult u een kort profiel in: plaats, provincie, de thema's van uw organisatie en trefwoorden uit uw doelstelling. Op basis daarvan stelt Pivio fondsen, gemeenten, provincies, het Rijk, de Europese Unie en subsidieregelingen voor. Elk voorstel krijgt een match tot 100 punten. Bij Waarom staat de reden, bijvoorbeeld dat het fonds vergelijkbare organisaties financiert, bij uw thema past of aanvragen aanneemt.

U beoordeelt een voorstel met Bewaren of Niet relevant. Wat niet relevant is, komt niet terug. Fondsen die al met hun RSIN in Pivio staan, stelt de zoeker niet opnieuw voor. Elke nacht werkt Pivio de voorstellen bij.

Organisatieregister en Subsidieregelingen: zelf zoeken met filters

Wilt u zelf zoeken, dan gebruikt u het Organisatieregister: een register met de openbare gegevens van ANBI's, fondsen, overheden en subsidieregelingen, dat wij bijhouden. U filtert op onder meer naam, soort, provincie, thema, omvang, werkwijze en of een organisatie aanvragen aanneemt. Bij elk gegeven staat de bron en de datum. Vindt u een interessante organisatie, dan maakt u er met Toevoegen als fonds in één klik een fonds van, gevuld met de gegevens uit het register.

Op het tabblad Subsidieregelingen staan de regelingen van gemeenten, provincies en het Rijk. Met het filter Mijn gemeente of provincie ziet u wat er in uw regio is, en de kolom Open voor aanvragen laat zien of u nu kunt aanvragen. Zo wordt subsidie zoeken vooral filteren. De gegevens zijn indicatief: de voorwaarden leest u altijd na in de regeling zelf.

Een schone fondsenlijst met Opschonen en Organisatiechecks

Onder Opschonen stelt Pivio voor welke fondsen u aan het Organisatieregister kunt koppelen en welke fondsen dubbel lijken. Na het koppelen vult Pivio onder meer het RSIN in. Dubbele fondsen voegt u samen.

Met de dienst Organisatiechecks, nu kosteloos, vult u bij fondsen en organisaties gegevens aan uit het Handelsregister van de KvK, en de ANBI-status uit het Organisatieregister. Per gegeven kiest u zelf of u het overneemt. U zet de dienst aan onder Mijn Pivio > Diensten. Een schone fondsenlijst is ook de basis voor goed relatiebeheer met uw fondsen en partners.

Uw gegevens blijven in uw eigen omgeving

Naar het register gaan alleen de gegevens uit het profiel: plaats, provincie, thema's, trefwoorden en, als u die invult, uw RSIN en KvK-nummer. Daarnaast stuurt Pivio de RSIN's van uw eigen fondsen mee, zodat die niet opnieuw worden voorgesteld. Uw cliënten, aanvragen en fondsbudgetten blijven in uw eigen omgeving, en daar rekent Pivio ook het dashboard uit. Alle onderdelen ziet u op de pagina Fondsenwerving in Pivio. Wat er verder dit najaar is bijgekomen, leest u in wat er dit najaar nieuw is in Pivio.

Veelgestelde vragen

Wat is fondsenwerving software?

Software die uw financiers, toezeggingen en kansen op één plek brengt. U ziet hoe afhankelijk u bent van uw grootste financiers, wanneer volgende aanvragen eraan komen en welke nieuwe fondsen en subsidieregelingen bij uw organisatie passen.

Hoe vind ik fondsen voor mijn stichting?

Begin bij fondsen die vergelijkbare organisaties financieren en filter op thema, regio en werkwijze. Kijk ook of een fonds op dit moment aanvragen aanneemt. In Pivio doet de Financierszoeker dit voor u, met bij elk voorstel de reden.

Waar kan ik subsidie zoeken voor een stichting?

Bij uw gemeente, uw provincie en het Rijk. In Pivio vindt u hun regelingen onder Fondsen op het tabblad Subsidieregelingen, met een filter voor uw eigen regio. Controleer de voorwaarden altijd in de regeling zelf.

Hoe verklein ik de afhankelijkheid van financiers?

Breng in kaart welk deel van uw inkomsten van uw grootste financier komt, plan uw vervolgaanvragen op tijd, benader slapende financiers en voeg elk jaar een paar nieuwe financiers toe. Zo rust uw werk op meer schouders.

Zien hoe het werkt?

Wilt u weten welke financiers bij uw stichting passen en hoe het fondsendashboard eruitziet? In een persoonlijke demonstratie laten wij het u zien. Plan een demonstratie.