Aanvraagbeheer

Hulpverleners dienen een aanvraag in via een online formulier op uw website, met controles op de invoer. Straat en plaats vult Pivio aan op basis van postcode en huisnummer, en tussentijds opslaan kan. Een verstuurde aanvraag staat meteen in Pivio, zonder overtypen. Wij richten het formulier samen met u in, met uw eigen vragen en voorwaarden.

Bundel aanvragen in groepen, bijvoorbeeld per vergadering, actie of commissie. Zo bekijkt en filtert u ze samen, downloadt u een groep als Excel-bestand en mailt u alle betrokkenen in één keer.

Per hulpvraag legt u advies, besluit en uitkomst vast en boekt u het toegekende bedrag op een fondsbudget. Pivio toetst de toekenningsvoorwaarden en laat zien welke punten nog openstaan. Brieven en e-mails maakt u vanuit hetzelfde dossier. Wilt u dat elke beoordelaar apart een oordeel geeft, dan zetten wij de module Oordelen per beoordelaar voor u aan.

Verdeelt u een fondsbudget over andere organisaties, dan zet u een uitvraag uit, ontvangt u hun interesse en kent u toe met goedkeuring door een tweede persoon. Organisaties met een eigen Pivio-omgeving ontvangen toekenningen en sturen verantwoordingen rechtstreeks via Uitwisseling; andere organisaties gebruiken het portaal. Zo ziet u op één plek wat er is toegekend en verantwoord.

Leg per fondsbudget vast hoe het geld is besteed, met teksten, casusbeschrijvingen, een bestedingstabel en bijlagen. Pivio laat zien wat het financieringskader van dat budget vraagt. Werkt u samen met andere fondsen, dan ontvangt en beoordeelt u ook de verantwoordingen van organisaties.

Vaste werkstappen hoeven niet meer handmatig: bij een gebeurtenis zoals een ingediende aanvraag of een ontvangen e-mail voert Pivio de stappen zelf uit, bijvoorbeeld een e-mail versturen of een veld bijwerken. Met voorwaarden gaat een workflow alleen in de juiste gevallen verder. Wij zetten workflows per omgeving aan en richten ze samen met u in.